Frågor och svar (FAQ)

Allmänt

Uppgradering från version äldre än 5.6.4

För att hämta senaste versionen av Konfakt/PedAnt kontakta oss först!

Nyare versioner av programmet installeras ej på samma sökväg som de gamla.

Eftersom det nya programmet inte installeras på samma ställe i er dator så är det lämpligt att avinstallera det gamla först!
Men allra först, ta en kopia av alla data som ni fortsatt ska använda.
’dokument\konfakt\data\’ kopiera hela mappen, eller varför inte hela ’dokument\konfakt\’!
Kontrollera att där finns konfakt_be.accdb, de dokument ni skapat och en mapp med alla bilder.

Notera den licensnyckel ni har, gör det via ’Underhåll – Allmänt – Företagsuppgifter – Licensnyckel’

När ni kopierat det som behövs, avinstallerar ni det gamla programmet via ’Kontrollpanelen – Avinstallera eller ändra ett program’. Det som ska avinstalleras är Konfakt eller Konfakt-PedAnt ver x.x.x

Installera sedan det nya programmet.

Nästa steg blir att kopiera in datafilen, konfakt_be.accdb. Den ska nu kopieras till C:\konfakt\data och ersätta den fil som finns där.
Lägg sedan in bilder dokument etc som är kopierade från den gamla installationen.

Ny sökväg för programmet

Program och data har fått en ny sökväg fr.o.m. ver. 5.6.4!

Ny sökväg: C:\konfakt
Det betyder att data du kopierar från ..dokument\konfakt\data ska klistras in på den nya sökvägen C:\konfakt\data

Säkerhetskopiering

Gör en rutin för regelbunden säkerhetskopiering!
Förvara alltid USB-minnet och datorn på olika platser!
Ta backup när du vill
Du kan när som helst säkerhetskopiera alla data till valfri plats.
Kopiera till en egen extern disk, ett USB-minne, en moln-tjänst eller en NAS som du har tillgång till via utforskaren.
Ställ först in sökvägen till den mapp där du vill spara kopian.
Ställ även in det antal generationer av backupen som du vill spara. Skriver du 5 så sparas alltid 5 versioner av säkerhetskopiorna. När den sjätte kommer så tas den första bort etc.
Du kan välja att ta med programmet och om dokument används kan det också tas med.
Används PedAnt kan du välja att ta med bilder.
’Visa aktuell sökväg’, visar sökväg till den databas som kopieras.
Automatisk USB-backup
Säkerhetskopiering av alla data, programmet och dokument om det används.
Om du har PedAnt kan du välja att även ta med bilderna, valet görs via inställningar i PedAnt.
Ställ in sökvägen till USB-minnet via ’Underhåll – Allmänt – Säkerhetskopiering –  USB-Sökväg’.
För att kopiera, sätt in USB-minnet i datorn innan du startar Konfakt/PedAnt.
När programmet startar skapas en kopia på USB-minnet i en mapp som heter ”konfakt_backup_företagsnamnet”.
När säkerhetskopieringen är klar visas information om kopieringen. Kontrollera detta! Där visas även det utrymme som finns kvar på minnet.
Om säkerhetskopieringen ej fungerat, kontrollera att ’USB-sökväg’ stämmer.
Ta ur USB-minnet och tänk då på att använda ’Säker borttagning av hårdvara’.
Automatisk intern backup
Säkerhetskopiering av alla data och programmet görs internt i datorn automatiskt 1 gång per vecka.
Kopieringen görs varje vecka när programmet startas första gången.
5 st veckobackuper sparas!
Säkerhetskopieringen av alla data sparas i ”Dokument\konfakt\data\backup”.
Aktuellt år och vecka läggs till i slutet av filnamnet. Ex.: Veckobackup: konfakt_be_2017_v10.accdb
Säkerhetskopiering av senaste programversion sparas i  ”Dokument\konfakt\data\backup\program\version”.
Städa i backupen
Samtliga bilder och dokument ligger kvar efter städning.
Städa bort bilder och dokument!
Enklast gör du detta genom att radera alla bilder och dokument från säkerhetskopian och därefter säkerhetskopiera på nytt.

Uppdatering av programmet

För att uppdatera programmet behöver du få tillgång till den senaste versionen av det. Du kan själv ladda ner programmet efter att du fått de uppgifter som behövs för att göra det.

Ta kontakt med Bentica för att få dessa uppgifter!

När du byter dator

Konfakt/PedAnt får enligt avtalet installeras och användas på en dator. En säkerhetskopia får göras på t.ex. ett USB-minne.
Om Konfakt/PedAnt ska installeras på en annan/ny dator gör så här:
Korta versionen:
  1. Säkerhetskopiera nuvarande installation till USB
  2. Installera på den nya datorn, samma som första installationen
  3. Om du fått uppdateringar
  4. Kopiera senaste versionen av programmet till den nya datorn från USB
  5. Kopiera dina data till den nya datorn från USB
    Har du inte tillgång till programmet, kontakta Bentica!
Den något längre versionen:
  1. Ta först en säkerhetskopia på ett USB-minne.
  2. Konstatera att du får en informationsruta som säger att ’Säkerhetskopiering till USB-minnet är nu klar!…’
  • Installera Konfakt/PedAnt på samma sätt som du gjorde första gången
    Har du inte tillgång till programmet, kontakta Bentica!
  1. Fick du Konfakt/PedAnt levererat på ett USB-minne så har du installationsfilen där (konfakt.exe eller pedant.exe). Se även dokumentet med installationsanvisning som du fick med vid leveransen av Konfakt/PedAnt.
  • Om du fått någon programuppdatering sedan installationen blir nästa steg att kopiera programmet.
  1. Programmet är konfakt.accdr.
  2. På USB-minnet finns programmet i:
    \konfakt_backup_företagsnamnet\program\version, har du fått flera programuppdateringar välj versionen med högsta versionsnumret.
  3. Kopiera programmet konfakt.accdr från USB-minnet till datorn och ersätt den programfil som redan finns där:
    \Dokument\konfakt
  • Kopiera nu de data du skapat från USB-minnet till den nya datorn. Den fil som innehåller data heter på USB-minnet konfakt_be_backup.accdb och ligger i:
    \konfakt_backup_företagsnamnet\data
  1. Kopiera datafilen konfakt_be_backup.accdb från USB-minnet till datorn:
    \Mina dokument\konfakt\data.
    Byt sedan namn på den filen till konfakt_be.accdb. Ta först bort den konfakt_be.accdb som redan ligger där.
Starta sedan upp Konfakt/PedAnt.

Konfakt

Lägg till ny artikel

  • Gå till ‘Underhåll – Konfakt – Artiklar’
  • Gå till ny post efter den sista.
    Eller klicka på asterisken för ny post.
    Längst till höger på den här bilden.   
  • Fyll i uppgifter för den nya artikeln.

    Obligatoriska uppgifter:

    • Artikel
    • Varugrupp
    • Pris
    • Moms
    • Enhet

 

Beställningspunkt

  • Beställningspunkt är det minsta antal av en artikel som du önskar ha i lager
    Kommer man ner till best.punkt vid en försäljning, kommer en varning!
    Sätt Best.punkt till ‘-1’ så visas ingen varning.

Leverantör

  • Här anges, om så önskas, leverantör för resp. artikel.
    När en beställningslista skrivs ut finns även leverantörsuppgifterna med.

Inaktiv

  • Om det finns artiklar som inte används längre, som t.ex. utgått ur sortimentet, men som inte kan tas bort beroende på att de finns med på ett eller flera tidigare kvitton, då kan dessa markeras som Inaktiva. De inaktiva artiklarna finns inte med i Artikellistan på sidan Konfakt.

Urval

Urvalsfälten kan användas för att filtrera artikellistan så att endast vissa artiklar visas.

Skriv början på Artikel eller välj från Varugrupp och/eller Leverantör för att filtrera.

Star Eco TSP100 Cutter (TSP143)

Installation och inställning
1. Sätt i papper

2. Anslut skrivaren

3. Installera drivrutinen
– Sätt i CD:n
– Genomför installationen
4. Gör inställningar av kvittoskrivaren
– Högerklicka på din kvittoskrivare
– Välj: Egenskaper för skrivare

– Ställ in enl nedan
   Rött inringat: Om det finns en kassalåda

5. Skriv sedan ut en testsida för att kontrollera att allt är OK!

Rättning av ett kvitto

Det går inte att radera ett redan klart kvitto!
För att rätta ett som av misstag blivit felaktigt så får du göra så här.
  • Gör en ny betalning med samma kund och exakt samma artiklar som på det felaktiga kvittot
  • Sätt samma antal, samma artiklar, samma pris, samma betalsätt. Sätt minus före antalen! Alltså ett identiskt kvitto sånär som på antalen som ska vara negativa!
  • Slå ut kvittotVad du nu gjort är att nollställa det första kvittot.
  •  Nästa steg blir att skapa det riktiga kvittot.
Tittar du nu på försäljningssidan så stämmer allt. Kundens köp är totalt riktiga. Din försäljning är korrekt såväl med avs. på pris som på antal artiklar. Alltså stämmer lagersaldot.

PedAnt

Varför får man inte skriva in känslig info i fri-text fältet på första sidan i Pedant?

Gäller inte om du bara använder PedAnt.

Fältet för allmän information är samma i PedAnt och Konfakt. Det visas på en kunds egen sida, som du kommer till via knappen ’Uppgifter’.

Personuppgiftsansvarig ansvarar för hur företaget hanterar personuppgifter av såväl allmän natur, gäller mestadels Konfakt, som av känslig natur, gäller mestadels PedAnt.

Har företaget anställda är den personuppgiftsansvarige skyldig att informera anställda om regler och rutiner gällande personuppgifter. Informationen är extra viktig om uppgifter av känslig natur sparas.

 

Kan en person med demens lämna samtycke?

Informationen ska lämnas till den registrerade.
Om en person är dement eller har svårt att förstå din samtyckesinformation kan man inhämta samtycke från god man eller från den person som kan teckna avtal för personen i andra fall.
Under förutsättning att den registrerade själv kan förstå informationen lämnas informationen till den registrerade även om den registrerade har god man eller förvaltare.

 

Finns det någon åldersgräns för samtycke?

Citat från datainspektionen:

’Nej, det finns inte någon åldersgräns i personuppgiftslagen för när en person kan samtycka till att hans eller hennes personuppgifter behandlas för olika ändamål.

En person som kan förstå informationen om vad en behandling innebär kan också lämna ett samtycke enligt personuppgiftslagen. Detta gäller även personer under 18 år. En ungdom/barn som inte själv kan tillgodogöra sig informationen kan inte lämna ett rättsligt giltigt samtycke. I sådana fall ska samtycket istället inhämtas från vårdnadshavaren. Frågan om en person förstår innebörden av informationen måste bedömas från fall till fall med utgångspunkt i den enskilda individens mognad. Som en tumregel kan man säga att barn under 15 år generellt sett inte anses ha nått en sådan mognad.’

När behövs samtycke?

Samtycke behövs normalt aldrig i Konfakt.

I PedAnt krävs ej samtycke vid bokningstillfället.

Inför behandlingen ska du inhämta samtycke om personuppgifter av känslig natur, t.ex. hälsa sparas.

Kan jag radera kunduppgifter som namn och adress men spara journalen?

Kunduppgifter som namn och adress etc sparas lika länge som uppgifter du skrivit i journalen.
Efter att journaluppgifter städats bort kan du även radera kunden.
Kunduppgifterna kan ej tas bort om det finns journaluppgifter kvar.

Enligt GDPR ska du ha rutiner för att städa bort såväl registrerade kunduppgifter som journal efter en viss i förväg bestämd tid.

Ska journaler sparas i 10 år?

Har du privat mottagning och arbetar somt t.ex. fotvårdsterapeut behöver du inte spara journaler i 10 år.

Ett exempel på syftet med att spara personuppgifter är att få kännedom om aktuella problem rörande behandlingen och att få informationen tillgänglig till kommande behandlingstillfällen.

Uppgifterna ska inte sparas längre än nödvändigt. Radera uppgifterna när du bedömer att du ej kommer att ha någon fortsatt kontakt med kunden.

För marknadsföringsändamål kan du spara uppgifterna längre. Enligt datainspektionen, ’I normala fall får personuppgifter om en tidigare kund användas för marknadsföringsändamål under ett års tid efter det att kundförhållandet har upphört’.

Har du remisser och avtal med landstinget får du kolla hur avtalet ser ut, vad som står skrivet om hur länge journaluppgifter ska sparas.
Troligen vill remissinstansen ha remissvar om att en behandling pågår och att en behandling avslutats.

Att företaget har en behandlingsskadeförsäkring är också en anledning till att spara personuppgifter.

Är du privat vårdgivare och i din profession är av socialstyrelsen legitimerad terapeut måste du spara journaler i 10 år.

Konfakt och PedAnt

Utskriftsinställning

Inställning av rätt skrivare görs via ‘Underhåll – Allmänt – Utskriftsinställning’

Har du enbart PedAnt så ställer du in din A4-skrivare här. 

Konfakt
Har du Konfakt så ska du också ställa in vilken skrivare som ska vara kvitto-skrivare. Ställ dessutom in om det är en kvittoskrivare med en remsa om 80mm eller en A4-skrivare. 

 

Kontrollera även att ‘Låt Windows hantera min standardskrivare’ INTE är ikryssat!
Du hittar den inställningen via ‘Windows – Inställningar – Skrivare och skannrar’. Klicka först på Windows-menyn längst ner till vänster, välj där Inställningar och sedan Skrivare och skannrar.

Får du problemet att A4-utskriften blir formatterad för kvittoskrivaren:

– Kontrollera enl ovan att inte Windows sköter standardskrivaren

– Kolla på samma ställe att din A4-skrivare är standardskrivare

– Starta om Konfakt

– Gå in i Konfakt och förhandsgranska en kopia av ett kvitto, dubbelklicka på en kvittorad på sidan ‘Försäljning’ och avbryt utskriftsrutan.

– Välj då ‘Utskriftsformat’ och ställ in marginalerna enl bilden.

– Starta sedan om Konfakt.

Har du inte kvittoskrivaren installerad kan du ladda ner installationsprogrammet härifrån. Ladda även ner instruktionsdelen.

Städning i kundregistret

För att städa bort en kund från kundregistret gör så här:

  • Underhåll – Allmänt – Städning
  • Välj fliken ’Övrigt’
  • Välj kunden i ’Kundlistan’
  • Sätt kryss i ’Markera allt’
  • Välj dagens datum i ’Datum t.o.m.’
  • Klicka på ’Fortsätt’

Vill du städa bort flera kunder som ej varit aktiva:

  • Välj i stället fliken ’Anpassad för GDPR’
  • Börja med att markera kunder.
  • Kunder som ej varit aktiva efter ett visst datum, sätt in datum
  • Klicka på ’Markera’. Då markeras alla kunder som ej varit hos dej efter det datumet.
  • Nu kan du välja att direkt radera dessa kunder, eller att inaktivera dom.Väljer du att radera så försvinner allt som hör till dessa kunder, Kvitton, Journaler, Bilder etc.

Hur informerar jag enligt nya dataskyddsförordningen

Enklaste sättet är nog att göra en skylt som du har på kassadisken eller satt upp intill kassan. Det går också bra att informera muntligt.
Ett exempel på hur en skylt kan se ut. Exemplet är taget från en fotvårdsmottagning. Mottagningen använder både Konfakt, kassa och PedAnt, journal.

Fotvalvet AB informerar

Enligt dataskyddsförordningen, GDPR, ska den personuppgiftsansvarige, i detta fall företaget, informera om att företaget sparas personuppgifter.

Vid ett köp sparas kvittouppgifter som namn och adress, vilket behövs vid kontantfakturering enligt bokföringslagen.

Vid bokning av en behandling ingås ett avtal med kunden.
Personuppgifter som namn och telefonnummer sparas för att genomföra bokningen.
Vid behandling krävs samtycke om personuppgifter rörande hälsa sparas.
Samtyckesinformation lämnas vid behandlingstillfället.

Personuppgifterna sparas så länge kundförhållandet är aktivt.

Som kund gäller rätten att få ta del av vilka personuppgifter som sparats.

 

Hur ’städar’ man bort sparad information i Konfakt/PedAnt

Skapa rutiner för att ta bort personuppgifter.
Den anpassade Städfunktionen i Konfakt kan användas för detta.